Latihan Soal M-07 : Konsep dan Fungsi Aspek Manajemen dan Organisasi

pada tanggal
PILIHAN GANDA

  1. Manajemen didefinisikan sebagai seni dan ilmu untuk mencapai tujuan organisasi melalui proses:
    Jawaban: a. Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian

  2. Menurut Peter Drucker, manajemen adalah proses:
    Jawaban: a. Pengambilan keputusan yang sistematis untuk menciptakan nilai

  3. Salah satu karakteristik manajemen adalah:
    Jawaban: c. Berbasis keputusan menggunakan data dan analisis

  4. Manajemen puncak bertanggung jawab atas:
    Jawaban: b. Perumusan visi, misi, dan strategi jangka panjang

  5. Prinsip manajemen menurut Henry Fayol yang menyatakan bahwa setiap karyawan hanya menerima perintah dari satu atasan disebut:
    Jawaban: b. Kesatuan perintah

  6. Fungsi perencanaan dalam manajemen meliputi:
    Jawaban: b. Identifikasi tujuan dengan kriteria SMART

  7. Dalam fungsi pengorganisasian, manajer harus:
    Jawaban: b. Mengatur sumber daya manusia dan material

  8. Gaya kepemimpinan transformasional lebih efektif dalam fungsi:
    Jawaban: c. Pengarahan

  9. Pengendalian dalam manajemen melibatkan:
    Jawaban: b. Analisis penyimpangan kinerja dan tindakan korektif

  10. Organisasi didefinisikan sebagai:
    Jawaban: b. Sistem sosial dengan struktur formal untuk mencapai tujuan bersama

  11. Salah satu karakteristik organisasi adalah:
    Jawaban: b. Memiliki struktur formal dan hierarki yang jelas

  12. Struktur organisasi fungsional cocok untuk:
    Jawaban: b. Perusahaan dengan spesialisasi tinggi dalam fungsi tertentu

  13. Kelemahan struktur organisasi matriks adalah:
    Jawaban: b. Potensi konflik akibat pelaporan ganda

  14. Struktur organisasi jaringan ditandai dengan:
    Jawaban: b. Kolaborasi dengan vendor atau mitra eksternal

  15. Hubungan antara manajemen dan organisasi dapat digambarkan sebagai:
    Jawaban: b. Manajemen sebagai otak, organisasi sebagai tubuh

  16. Faktor yang memengaruhi hubungan manajemen dan organisasi adalah:
    Jawaban: a. Ukuran organisasi dan lingkungan eksternal

  17. Dalam proyek konstruksi, manajemen memastikan efisiensi dengan:
    Jawaban: b. Mengoptimalkan penggunaan sumber daya melalui perencanaan

  18. Tantangan utama dalam struktur matriks adalah:
    Jawaban: b. Konflik akibat pelaporan ganda

  19. Solusi untuk mengatasi resistensi terhadap perubahan adalah:
    Jawaban: b. Menerapkan pendekatan manajemen perubahan seperti model Kotter                              
  20. Alat seperti Microsoft Teams digunakan untuk:
    Jawaban: b. Memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi tim
URAIAN

1. Perbedaan Manajemen Puncak, Menengah, dan Lini Pertama

Dalam hierarki organisasi, terdapat tiga tingkatan manajemen:

  • Manajemen Puncak: Bertanggung jawab atas visi, misi, dan strategi jangka panjang.
    Contoh: Direktur Utama proyek pembangunan gedung menetapkan target penyelesaian proyek dalam 2 tahun.

  • Manajemen Menengah: Menerjemahkan strategi ke dalam rencana operasional dan mengoordinasikan antar bagian.
    Contoh: Manajer Proyek membagi tugas ke tim teknik, arsitektur, dan keuangan.

  • Manajemen Lini Pertama: Mengawasi pekerjaan harian secara langsung.
    Contoh: Site Supervisor mengawasi proses pengecoran lantai pada proyek gedung.


2. Langkah-Langkah dalam Fungsi Perencanaan Manajemen

Perencanaan dalam manajemen dilakukan melalui tahapan berikut:

  1. Menentukan tujuan

  2. Menganalisis kondisi saat ini

  3. Mengidentifikasi sumber daya

  4. Menyusun alternatif tindakan

  5. Memilih tindakan terbaik

  6. Menyusun rencana operasional

Untuk memastikan tujuan lebih efektif, gunakan kriteria SMART:

  • Specific: Tujuan jelas ("Membangun gedung 20 lantai").

  • Measurable: Terukur ("500 unit kantor").

  • Achievable: Dapat dicapai dengan sumber daya tersedia.

  • Relevant: Sesuai kebutuhan bisnis.

  • Time-bound: Selesai dalam batas waktu tertentu (24 bulan).


3. Prinsip "Kesatuan Perintah" Menurut Henry Fayol

Henry Fayol menyatakan bahwa setiap karyawan hanya boleh menerima instruksi dari satu atasan saja untuk menghindari kebingungan.

Penerapan di Struktur Matriks:
Meskipun dalam struktur matriks seorang karyawan melapor pada dua atasan (fungsi dan proyek), prinsip ini tetap dijaga dengan menentukan prioritas dan memperjelas peran masing-masing.


4. Kelebihan dan Kekurangan Struktur Organisasi Divisional

Kelebihan:

  • Fokus pada hasil per divisi

  • Fleksibilitas tinggi

  • Tanggung jawab terdesentralisasi

Kekurangan:

  • Duplikasi sumber daya

  • Potensi konflik antar divisi

  • Biaya lebih tinggi

Contoh perusahaan:
Samsung menggunakan struktur ini dengan membagi divisi berdasarkan produk seperti Smartphone, Elektronik Rumah, dan Semikonduktor.


5. Bagaimana Fungsi Pengarahan Meningkatkan Motivasi Tim?

Pengarahan membantu membangun semangat tim melalui arahan, inspirasi, dan penghargaan.

Contoh penerapan teori Maslow dalam proyek:

  • Fisiologis: Menyediakan makan siang gratis.

  • Keamanan: Memberikan asuransi kerja.

  • Sosial: Mengadakan gathering antar tim.

  • Penghargaan: Memberikan bonus untuk karyawan berprestasi.

  • Aktualisasi Diri: Memberikan kesempatan memimpin sub-proyek.


6. Tahapan Fungsi Pengendalian Manajemen

Fungsi pengendalian terdiri dari:

  1. Menentukan standar

  2. Mengukur kinerja aktual

  3. Membandingkan hasil dengan standar

  4. Mengambil tindakan korektif

Contoh:
Dalam proyek software, jika pengembangan modul terlambat, menambahkan programmer baru untuk mengejar keterlambatan.


7. Hubungan Manajemen dan Organisasi dalam Proyek TI

Manajemen berfungsi menggerakkan proyek menuju tujuan, sedangkan organisasi memberikan struktur pendukung.

Contoh:
Dalam proyek ERP, manajemen menetapkan deadline, sementara organisasi menyediakan tim developer, analis bisnis, dan QA tester untuk mendukung eksekusi.


8. Faktor yang Mempengaruhi Hubungan Manajemen dan Organisasi

Faktor-faktor penting meliputi:

  • Ukuran organisasi

  • Teknologi yang digunakan

  • Struktur organisasi

  • Lingkungan eksternal

Budaya organisasi seperti inovasi, kolaborasi, dan keterbukaan akan sangat memperkuat efektivitas manajemen.


9. Tantangan dalam Struktur Organisasi Tim dan Solusinya

Tiga tantangan utama:

  • Kurangnya koordinasi: Solusi dengan alat seperti Trello atau Asana.

  • Konflik antar anggota: Solusi dengan peran yang jelas dan pelatihan komunikasi.

  • Kurangnya komitmen: Solusi dengan melibatkan tim dalam perencanaan awal.


10. Adaptasi terhadap Perubahan dalam Proyek: Kasus Kenaikan Biaya Material

Manajemen:
Melakukan revisi anggaran, negosiasi kontrak baru, dan mencari material alternatif.

Organisasi:
Memberikan fleksibilitas dalam pengambilan keputusan cepat di lapangan.

Contoh:
Dalam pembangunan gedung, saat harga baja melonjak, manajer proyek bernegosiasi menggunakan material komposit sebagai alternatif.


(STUDI KASUS)

Studi Kasus 1 

Manajemen Proyek: Pengembangan Aplikasi E-Commerce

(Pendekatan: PT. Halimana Global)

Sebagai perusahaan yang mengutamakan kualitas layanan dan efisiensi operasional, PT. Halimana Global akan menangani tantangan dalam proyek e-commerce ini melalui prinsip manajemen modern yang terstruktur, kolaboratif, dan adaptif.

1. Mengatasi Konflik Akibat Pelaporan Ganda dalam Struktur Matriks

Dalam struktur matriks, konflik pelaporan adalah tantangan umum. Untuk mengatasinya, manajer proyek di PT. Halimana Global akan melakukan langkah berikut:

  • Mendefinisikan Peran dan Tanggung Jawab Secara Jelas
    Membuat Role and Responsibility Matrix (seperti RACI Matrix) untuk membedakan tugas dan wewenang antara manajer proyek dan manajer fungsional.

  • Meningkatkan Komunikasi Formal
    Menetapkan forum rutin seperti weekly alignment meetings yang melibatkan semua pihak, sehingga instruksi tidak tumpang tindih.

  • Menerapkan Prinsip Kesatuan Perintah Adaptif
    Mengutamakan instruksi dari manajer proyek untuk semua hal terkait proyek, sedangkan manajer fungsional hanya fokus pada pengembangan kompetensi teknis.

  • Membuat Escalation Pathway
    Jika terjadi konflik, tim harus tahu jalur eskalasi yang jelas untuk penyelesaian cepat.

Prinsip: Seperti dalam operasional detailing PT. Halimana Global, setiap tim harus tahu siapa pemimpin dalam setiap konteks kerja mereka.

2. Langkah-Langkah Fungsi Pengendalian untuk Mengatasi Pembengkakan Anggaran

Untuk menjaga agar anggaran proyek Rp200 juta tetap terkendali, fungsi pengendalian diterapkan melalui langkah berikut:

  1. Menetapkan Standar Anggaran Baru
    Meng-update baseline anggaran berdasarkan perubahan harga aktual.

  2. Mengukur Kinerja Keuangan Secara Berkala
    Melakukan review mingguan atas pengeluaran proyek dengan dashboard monitoring.

  3. Membandingkan Anggaran Aktual dengan Target
    Mengidentifikasi deviasi sedini mungkin untuk bagian pengembangan yang membengkak.

  4. Mengambil Tindakan Korektif

    • Menegosiasikan kembali biaya pengembangan dengan vendor atau internal.

    • Mengurangi fitur yang tidak krusial (scope adjustment).

    • Menyusun prioritas pengeluaran berdasarkan critical features.

  5. Komunikasi Transparan dengan Stakeholder
    Memberikan update berkala kepada stakeholder tentang kondisi anggaran dan keputusan penting.

Contoh di PT. Halimana Global: Saat biaya coating nano ceramic membengkak, manajemen melakukan renegosiasi kontrak bahan baku dan merampingkan paket layanan.

3. Penyesuaian Rencana Jika Proyek Mengalami Keterlambatan 1 Bulan

Jika proyek e-commerce tertunda 1 bulan, manajemen dan organisasi di PT. Halimana Global akan menyesuaikan rencana dengan cara:

  • Melakukan Rebaselining Proyek
    Menyusun ulang timeline, mempercepat beberapa aktivitas dengan metode crashing (menambah tenaga kerja sementara) atau fast-tracking (melakukan aktivitas paralel).

  • Menambah Resource
    Mengalokasikan tambahan pengembang freelance atau memperbanyak jam kerja lembur (dengan pengaturan ketat agar tetap produktif).

  • Memfokuskan Prioritas pada MVP (Minimum Viable Product)
    Hanya fitur utama yang wajib diselesaikan untuk peluncuran awal, fitur tambahan dikerjakan setelah rilis.

  • Meningkatkan Kolaborasi Tim
    Meningkatkan sinergi antar UI/UX, developer, dan tester dengan penggunaan platform kolaborasi seperti Slack atau Microsoft Teams.

  • Mengelola Ekspektasi Stakeholder
    Memberikan update realistis tentang perubahan jadwal dan menjelaskan strategi percepatan yang diterapkan.

Analoginya di PT. Halimana Global: Saat ada antrean detailing yang membeludak, manajemen memperluas jam operasional dan menambah shift teknisi untuk tetap memenuhi janji kepada pelanggan.

Kesimpulan

Dengan pendekatan sistematis, terukur, dan berorientasi pada hasil seperti budaya kerja di PT. Halimana Global, tantangan proyek e-commerce ini dapat diselesaikan dengan tetap menjaga:

  • Kualitas produk,

  • Efisiensi anggaran,

  • Kepuasan stakeholder,

  • Dan pencapaian tujuan proyek.


Studi Kasus 2

Manajemen Proyek: Renovasi Kantor

(Pendekatan: PT. Halimana Global)

Menghadapi proyek renovasi kantor, PT. Halimana Global menerapkan prinsip-prinsip manajemen yang mengutamakan efektivitas koordinasi, adaptasi terhadap perubahan, dan pengendalian anggaran secara ketat untuk menjaga keberhasilan proyek.

1. Penerapan Fungsi Pengarahan untuk Mengatasi Resistensi terhadap Perubahan Jadwal

Sebagai perusahaan yang terbiasa menangani perubahan jadwal layanan di lapangan, manajer proyek di PT. Halimana Global akan mengatasi resistensi dengan langkah-langkah fungsi pengarahan berikut:

  • Komunikasi Terbuka dan Transparan
    Mengadakan briefing khusus untuk menjelaskan alasan perubahan jadwal secara detail (misalnya keterlambatan material, kondisi proyek), sehingga tim memahami urgensinya.

  • Memberikan Dukungan dan Motivasi
    Menunjukkan empati terhadap kekhawatiran anggota tim dan menawarkan dukungan seperti fleksibilitas kerja atau kompensasi insentif.

  • Mengaitkan Perubahan dengan Tujuan Akhir
    Menjelaskan bagaimana adaptasi jadwal akan berkontribusi pada keberhasilan proyek dan reputasi profesional mereka.

  • Melibatkan Tim dalam Solusi
    Mengundang anggota tim untuk berpartisipasi dalam menyusun alternatif jadwal yang realistis agar mereka merasa memiliki keputusan.

Contoh di PT. Halimana Global: Ketika tim detailing menghadapi perubahan jadwal karena cuaca, manajer lapangan memberikan briefing pagi untuk memotivasi dan menyusun ulang shift kerja.

2. Optimalisasi Struktur Organisasi Fungsional untuk Koordinasi Proyek

Dalam struktur fungsional (di mana kontraktor, desainer, dan logistik bertanggung jawab di unit masing-masing), PT. Halimana Global akan mengoptimalkannya dengan:

  • Membentuk Tim Koordinasi Proyek (Project Coordination Team)
    Setiap fungsi menunjuk satu perwakilan untuk berkoordinasi lintas fungsi melalui rapat mingguan.

  • Menerapkan SOP Kolaboratif
    Menyusun prosedur standar agar setiap perubahan desain atau kebutuhan logistik langsung dikomunikasikan ke seluruh fungsi terkait.

  • Menggunakan Tools Digital Project Management
    Menggunakan aplikasi seperti Trello, Asana, atau Microsoft Planner untuk memperjelas tugas, deadline, dan dependencies antar fungsi.

  • Fokus pada Penyelarasan Tujuan Bersama
    Menegaskan bahwa meski berbeda fungsi, semua tim bekerja untuk satu tujuan: menyelesaikan renovasi tepat waktu dengan kualitas terbaik.

Contoh di PT. Halimana Global: Untuk layanan detailing besar, tim poles, coating, dan cleaning dikoordinasikan melalui supervisor yang menyinkronkan semua tahapan layanan.

3. Solusi untuk Mengatasi Kenaikan Biaya Material dengan Fungsi Perencanaan dan Pengendalian

Menghadapi kenaikan biaya material, langkah strategis berdasarkan fungsi perencanaan dan pengendalian yang diterapkan:

Fungsi Perencanaan:

  • Revisi Anggaran Proyek (Cost Replanning)
    Menyusun ulang anggaran dengan memperhitungkan harga material terbaru, dan mengidentifikasi pos biaya yang bisa dihemat.

  • Negosiasi dan Sourcing Alternatif
    Mencari supplier baru atau negosiasi harga bulk-purchase untuk mendapatkan harga lebih kompetitif.

  • Prioritas Material Penting
    Fokus pada pembelian material yang berdampak langsung pada progres utama proyek, dan menunda pengadaan barang sekunder.

Fungsi Pengendalian:

  • Monitoring Ketat atas Pembelanjaan Material
    Menerapkan sistem persetujuan ganda untuk pembelian, sehingga setiap pengeluaran benar-benar dikendalikan.

  • Implementasi Variance Analysis
    Membandingkan pengeluaran aktual dengan anggaran untuk mendeteksi dan mengatasi deviasi secara cepat.

  • Tindakan Korektif Cepat
    Jika terdapat pembengkakan biaya, segera lakukan perubahan pada spesifikasi material yang tidak mengurangi kualitas secara signifikan.

Contoh di PT. Halimana Global: Saat biaya bahan coating meningkat, perusahaan mengganti supplier tanpa mengorbankan kualitas layanan pelanggan.

Kesimpulan

Dengan pendekatan profesional dan sistematis seperti di PT. Halimana Global, proyek renovasi kantor tetap dapat berjalan efektif meskipun menghadapi tantangan:

  • Resistensi terhadap perubahan diatasi dengan pengarahan berbasis komunikasi dan motivasi.

  • Struktur organisasi fungsional dioptimalkan melalui koordinasi lintas fungsi.

  • Kenaikan biaya dikelola dengan perencanaan ulang anggaran dan pengendalian biaya yang ketat.

Sehingga, hasil akhir proyek tetap memenuhi standar kualitas dan target waktu yang telah ditetapkan.

Komentar

Posting Komentar